Privacyverklaring.

1. Wie zijn wij?

Prostaff Backoffice (hierna: “Prostaff”, “wij” of “ons”) is een backofficeorganisatie die bedrijven administratief en financieel ontzorgt rondom personeel, waaronder uitbetaling van medewerkers, personeelsadministratie en facturatie.

Prostaff Backoffice, Regulusweg 11, 2516 AC 's-Gravenhage. Telefoon: 020 - 123 45 67. E-mail: info@prostaffbackoffice.nl.

Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die wij in het kader van onze dienstverlening verwerken. Voor vragen over privacy kunt u zich altijd bij ons melden via bovenstaande contactgegevens.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw relatie met ons verwerken wij onder meer:

• Contact- en identiteitsgegevens: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en adresgegevens.
• Administratieve en financiële gegevens: factuurgegevens, bankrekeningnummers, betaal- en facturatiegegevens.
• Personeelsgegevens van medewerkers van opdrachtgevers: naam, adres- en contactgegevens, BSN, salarisgegevens, urenadministratie en uitbetalingsgegevens, voor zover noodzakelijk voor onze dienstverlening.
• Correspondentie: e-mails, brieven en notities van gesprekken.
• Websitegegevens: technische gegevens zoals IP-adres en browsertype, bijvoorbeeld bij bezoek aan onze website.

3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden:

• Het uitvoeren van onze dienstverlening: uitbetaling van personeel, personeelsadministratie, facturatie en backofficeondersteuning (uitvoering van de overeenkomst).
• Het nakomen van wettelijke verplichtingen, zoals fiscale en administratieve bewijsvoering (wettelijke verplichting).
• Het beantwoorden van vragen en het onderhouden van de relatie met u (gerechtvaardigd belang).
• Het verbeteren van onze website en dienstverlening (gerechtvaardigd belang).
• Het toesturen van informatie of een terugbelverzoek op uw verzoek (toestemming).

Wij gebruiken uw gegevens niet voor doeleinden die onverenigbaar zijn met de oorspronkelijke doeleinden, tenzij wij daarvoor een wettelijke grondslag hebben.

4. Grondslagen voor de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van: de uitvoering van een overeenkomst, het voldoen aan wettelijke verplichtingen, gerechtvaardigde belangen (zoals de uitvoering en verbetering van onze dienstverlening) en, indien van toepassing, uw toestemming. U kunt een gegeven toestemming altijd intrekken door contact met ons op te nemen.

5. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld. Administratieve en financiële gegevens bewaren wij in principe 7 jaar, conform de fiscale bewaarplicht. Overige gegevens bewaren wij maximaal 1 jaar na de laatste contactpoging of het einde van de samenwerking, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist is of wij deze nodig hebben voor een gerechtvaardigd belang.

6. Delen met derden

Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden. Wij kunnen gegevens delen met partijen die ons bij de uitvoering van onze diensten ondersteunen, zoals accountants, softwareleveranciers en hostingpartijen. Met deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten af om te waarborgen dat zij uw gegevens met dezelfde zorgvuldigheid behandelen als wij.

Daarnaast kunnen wij verplicht zijn gegevens te verstrekken aan bijvoorbeeld de Belastingdienst of een bevoegde rechterlijke instantie.

7. Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik en onrechtmatige verwerking. Tot deze maatregelen behoren toegangsbeperking op basis van rollen, versleutelde verbindingen en een zorgvuldig beheer van inloggegevens.

8. Uw rechten

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u de volgende rechten:

• Inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken.
• Correctie van onjuiste of onvolledige gegevens.
• Verwijdering van uw gegevens (“recht op vergetelheid”).
• Beperking van de verwerking.
• Overdraagbaarheid van uw gegevens.
• Bezwaar tegen de verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang.

U kunt een verzoek indienen via info@prostaffbackoffice.nl. Wij reageren binnen vier weken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen zich te legitimeren. Bent u niet tevreden over onze reactie, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Cookies

Onze website gebruikt uitsluitend functionele en analytische cookies die noodzakelijk zijn voor het goed functioneren van de website en het anoniem meten van het gebruik. Trackingcookies plaatsen wij niet zonder uw toestemming.

10. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in onze dienstverlening of wetgeving. De meest actuele versie is altijd te vinden op deze pagina.